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2014.10.02 (Thu)

生活

これで立派なメールの達人!ビジネスメールの書き方基本から応用までのまとめ

學展ブログ これで立派なメールの達人!ビジネスメールの書き方基本から応用までのまとめ

こんにちは。さめちゃんです!

就活をこれから行う学生の皆さんはもちろん、社会人の方も悩むことが多いメールの書き方。

正しい日本語の使い方はもちろん、シチュエーションによった暗黙のルールみたいなものもあって、正直メール作るだけで数十分なんてことも…

そこで今回は「お世話になっております」、「お忙しいところ」など、ビジネスメールでよく使用する言い回しの正しい使い方をレクチャーしていきたいと思います。

また、署名のテンプレートもご用意したので、是非ご活用ください!

文面の前に、ビジネスメールの常識

まずは具体的な文面の前に、これは知っておかなきゃ始まらないレベルの常識をチェック!

■宛名の正しい書き方

宛名は必ず一行目に書きます。
構成は、「社名(組織名) + 部署名 + 名前 + 様」です。
名前は苗字だけでもかまいませんが、フルネームのほうが丁寧な印象を与えますね。
相手に役職ある場合は、役職も付け足します。

■書き出しには挨拶をいれる

○○様の後に、まずは簡単な挨拶をしましょう。
例:「いつも大変お世話になっております。」「お疲れさまです。」など

■返信メールの件名は変更しない

用件によっては、何回かメールのラリーを行うことがあります。
その際、返信メールの件名は「Re:○○○○について」のように「Re:」がつきます。
これを勝ってに抜いたり、件名そのものを変更してしまうと、別件のメールと誤解を与えてしまうため先方に失礼です。

■結論を早めに述べる

メールはなるべく簡潔に書きましょう。
お互いの時間節約のために心がけましょう。

■署名はシンプルに

ビジネスメールでは、メールの最後に必ず署名をつけます。
ビジネスメールの署名は、一般的に送信者のフルネームと連絡先の情報で構成されています。
メール版の名刺といった感じです。
※のちほどテンプレートとしてご紹介いたします。

■Cc:とBcc:の違い

Cc:は、カーボン・コピー(Carbon Copy)の略で、「宛先の人に送ったので念のため見てくださいね」という意味があります。
Bcc:は、ブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)の略です。Cc:や宛先(To:)の人には見えないので、こっそり送る時に使います。

普段の使い方を丁寧に

普段使っている言い回しも厳密には間違っていたり、ほんとうはもっと丁寧な言い回しがあったりします。


■初めまして○○です。

ビジネスメールではよく使う書き出し部分の文面ですが、これも一工夫!

普段「初めまして○○です。」「●●の○○と申します。」

丁寧「このたびは、お世話になります。○○です。」


■了解しました

友人同士であれば「了解」でも結構ですが、目上の人などには「承知しました」が適切です。

普段「○○の件、了解しました」

丁寧「○○の件、承知致ししました」


■お忙しいところ恐縮ですが

こちらももう少し丁寧な言い回しがあります。

普段「お忙しいところ恐縮ですが」

丁寧「ご多用のところ恐縮ですが」


■取り急ぎ○○まで

以外に間違った使い方で多用している人が多いのがこのフレーズ。
「取り急ぎ」は「忙しいなか、とりあえず」というニュアンスになるので失礼にあたるので注意です!

普段「取り急ぎ、お礼まで」

丁寧 ここは素直に「お礼を申し上げます」


■話し言葉や、口語に注意

友人同士ではかまいませんが、話し言葉をつい使ってしまうのも要注意です。

普段「○日○時は、ちょっと難しいです。」

丁寧「○日○時は、あいにく都合がつきません。」


いかがでしたでしょうか。よく使う言い回しなので、丁寧で正しい方法で使いたいですね。

署名のテンプレート集

ベーシックなものを以下に集めました!このくらいが丁度いいはず。
あまり記号を多用していたりすると、随分と稚拙な印象を与えてしまいますのでご注意下さい。

■必要な情報を記入するタイプのひな型 基本形ですね。

──────────────────────────────────────
○○大学 ○○学部  學展太郎
〒150-XXXX 東京都○○区○○ ○○ ○F 
TEL:03- XXXX – XXXX FAX:03- XXXX – XXXX
携帯:090- XXXX – XXXX  
E-mail:xxxx@xxxx.com
URL: http://r25.yahoo.co.jp/
──────────────────────────────────────

■シンプルイズベストなテンプレート

________________________________________________________
株式会社 ○○○○○○○○○○○
○○課 ○○○○担当
學展 太郎/ガクテN Taro
mailto:○○○○○○○○@mycom.co.jp
Tel:03-0000-0000  Fax:03-0000-0000
________________________________ http://www.mycom.co.jp/

■メッセージ付き電子ひな形

==================
署名 太郎(しょめい たろう)
株式会社×××商会 営業2部 ××課

〒XXX-XXXX 東京都××区××町×―×
直通:03-XXXX-XXXX FAX:03-XXXX-XXXX
Web:http://www.×××.co.jp

※8月13日~16日まで夏季休暇です※
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■名刺みたいな署名..微妙ですね…

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〆(まとめ)

いかがでしたでしょうか!
學展出展者さんも社会人でなくとも目上の方とメールのやり取りを行うことは多いと思います。
この機会でスマートなメールの書き方をマスターしましょう!

でも、最近はメールも簡略化してこうよ!という動きがIT関連会社では行われています。
あくまで社内のやりとりですが、専用のチャットアプリを作って運用しているそうです。

ラインやFacebookのメッセージのようなメッセージアプリがたくさんある中、
メールのあり方・事情も変わってくるのかもしれませんね。

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